De gemiddelde attentiespanne van een millennial wordt ingeschat op acht seconden. Ouder publiek iets langer, maar niet veel. Het is dus zaak om vanaf de eerste seconde uw publiek te boeien met uw presentatie. Hiervoor let u op een paar inhoudelijke en technische zaken wanneer u een presentatie met Powerpoint gaat geven.
Ken uw doelgroep
Zowel bij het schrijven als presenteren hanteert u een gouden richtlijn: u doet dit voor de ontvanger. Verplaats uzelf in uw publiek en wees pijnlijk eerlijk. Zou deze presentatie u boeien wanneer u de ontvanger bent? Stel uzelf deze vraag bij elk onderwerp, bij elke zin die u in de presentatie verwerkt. Zo legt u de basis voor een boeiend betoog.
Less is more
U kent vast wel presentaties die u ontving waarbij er enorm veel tekst op de dia’s stond die louter werd voorgelezen. Dit is een recept voor drama. Uw dia’s zijn er om uw betoog te ondersteunen, gebruik ze niet als een draaiboek waaruit u voorleest. Op die manier voegt u zelf namelijk niets meer toe aan de presentatie; uw publiek leest de dia’s sneller dan u kunt voorlezen.
Visuals
Een plaatje zegt nu eenmaal meer dan woorden. Het kan een krachtig hulpmiddel zijn om uw betoog te ondersteunen. Houd hier ook de techniek goed in de gaten. Controleer de softwareversie van de Powerpoint die u gebruikt om de presentatie samen te stellen. Veel versies zijn niet uitwisselbaar. Wanneer u met de 2016 versie een presentatie samenstelt en deze probeert af te spelen in de 2010 versie in het auditorium, dan zult u merken dat bepaalde overgangen of effecten niet meer werken. De meest veilige keuze is om de presentatie op de eigen laptop te maken en deze ook te gebruiken bij de presentatie.
Uw beeldscherm is geen beamer
Nog meer techniek om op te letten. Beeld heeft een hoogte- en breedteverhouding. De meest gangbare zijn 4:3 en 16:9. Wanneer uw laptop werkt in een 16:9 verhouding en de beamer geeft weer op 4:3, dan is de kans groot dat uw dia’s vervormen. Controleer dit dus vooraf en stel, bij het maken van de presentatie, in in welke beeldverhouding de dia’s worden weergegeven. Dit geldt ook voor de scherpte, de resolutie van het beeld. Moderne laptops hebben zeer scherp beeld, bijvoorbeeld 1920 x 1080 pixels. Wanneer er een oudere beamer wordt gebruikt kan het zijn dat het maximum haalbare 800 x 600 pixels is. Ook dit stelt u vooraf in. Zo voorkomt u vervormingen en zwarte balken in de weergave. Videofragmenten gebruiken Video is hot, ook bij presentaties. Ook hier gelden een aantal technische eisen. Het formaat van het videobestand is bijvoorbeeld bij voorkeur een ‘Windows Media Video,’ herkenbaar aan de extensie ‘.wmv.‘ Ook hier geldt dat de eigen laptop gebruiken de voorkeur heeft. Kan dit niet, maak dan een aparte map voor de presentatie waar ook de videobestanden instaan. Deze map kopieert u dan in zijn geheel naar een USB-stick. Zo kan Powerpoint de bestanden nog steeds vinden wanneer u ze naar een andere PC kopieert.
Ten slotte
Verplaats u nogmaals in uw publiek. Grote letters op een donkere achtergrond zijn het eenvoudigst te lezen, zeker op afstand. Past de tekst niet met grotere letters? De kans bestaat dat u dan toch te veel tekst op de dia probeert te zetten. Let ook nog even op de tijd. Oefen de presentatie een paar keer ‘droog’ en kijk of u binnen de tijd blijft die voor uw presentatie werd gereserveerd. Heeft u geen tijd opgekregen? Dan is maximaal 15 minuten meestal een mooie lengte. Specifiek inhoudelijke onderwerpen mogen natuurlijk langer, ook dit kunt u inschatten aan de hand van uw publiek en de vermeende interesse in het onderwerp.Hulp nodig? Deze tips worden u aangeboden door CTL Solutions presentatie- en vergaderoplossingen. Komt u er niet uit? Wil de techniek niet meewerken? Bel ons. We helpen u graag verder.2>
